Ví dụ dễ hiểu về Tư duy dựa trên rủi ro - ISO 9001

 

Tư duy dựa trên rủi ro

• Điều đổi mới trong phiên bản 2015 của ISO 9001 là nhằm xây dựng một hệ thống tiếp cận dựa trên đánh giá rủi ro, thay vì xem “phòng ngừa” là một thành phần riêng biệt của hệ thống quản lý chất lượng.
• Rủi ro vốn luôn tồn tại trong từng khía cạnh của hệ thống quản lý chất lượng, trong các hệ thống, quá trình và hoạt động của doanh nghiệp. Tư duy dựa trên rủi ro giúp đảm bảo nhận diện, xác định, đánh giá và kiểm soát các rủi ro tiềm ẩn thông qua thiết kế và vận dụng hệ thống quản lý chất lượng.
• So với những phiên bản ISO 9001 trước, điều khoản về hành động phòng ngừa được quy định riêng biệt thì việc tích hợp tư duy rủi ro cho toàn bộ tiêu chuẩn đã giúp việc phòng ngừa và giảm thiểu những tác động không mong muốn trở nên chủ động hơn thông qua các bước xác định và hành động từ sớm. Hành động phòng ngừa đã được tích hợp sẵn trong hệ thống quản lý dựa trên tư duy rủi ro.

Thực ra, tư duy dựa trên rủi ro là điều mà chúng ta rất quen thuộc và vẫn luôn áp dụng trong cuộc sống mỗi ngày.

Ví dụ: Chúng ta sẽ luôn quan sát giao thông mỗi khi muốn băng qua một con đường, và sẽ không tiến lên chặn đầu một chiếc xe đang di chuyển.

Tư duy dựa trên rủi ro luôn có trong ISO 9001 – bản sửa đổi này tích hợp tư duy đó vào toàn bộ hệ thống quản lý.

Trong ISO 9001:2015, tư duy rủi ro cần được cân nhắc ngay từ bước bắt đầu và xuyên suốt trong hệ thống, các hành động phòng ngừa phải luôn được đảm bảo có sẵn từ bước lập kế hoạch, vận hành, phân tích và đánh giá.

Tư duy dựa trên rủi ro đã trở thành một phần của quá trình tiếp cận.

Không phải tất cả quá trình trong hệ thống quản lý chất lượng đều có cùng mức độ rủi ro, một vài quá trình sẽ yêu cầu thiết lập và kiểm soát kế hoạch cẩn trọng hơn những quá trình khác.

Ví dụ: Tôi nên trực tiếp băng qua đường hay tôi nên đi trên cầu. Việc xem xét các rủi ro sẽ quyết định lựa chọn của tôi.

Thông thường mọi người đều nghĩ rằng rủi ro sẽ chỉ mang lại kết quả xấu, nhưng thực ra ảnh hưởng của rủi ro có thể tiêu cực hoặc tích cực.

Trong 9001:2015, cơ hội và rủi ro đều thường được đề cập chung với nhau. Cơ hội không phải là mặt tích cực của rủi ro. Cơ hội chính là tập hợp các tình huống để có thể đạt được một điều gì đó. Nắm bắt cơ hội hay không sẽ thể hiện mức độ rủi ro khác nhau.

Ví dụ: Nếu tôi trực tiếp băng qua đường sẽ đem lại cơ hội qua đường nhanh hơn, nhưng đồng thời cũng gia tăng rủi ro gặp tai nạn giao thông.

Tư duy rủi ro xem xét cả tình hình hiện tại và những khả năng khi thay đổi.

Phân tích tình hình hiện tại sẽ mở ra cơ hội để cải tiến:

• Xây tàu điện ngầm ngay dưới con đường

• Đèn giao thông cho người đi bộ, hoặc

• Điều chuyển hướng lưu thông để khu vực đó không còn xe qua lại

Làm thế nào để áp dụng tư duy rủi ro?

Sử dụng tư duy rủi ro khi tiến hành thiết lập hệ thống quản lý và quá trình.

Xác định những rủi ro – tuỳ thuộc vào bối cảnh

Ví dụ:

Rủi ro khi băng qua đường lớn có nhiều phương tiện lưu thông tốc độ cao sẽ khác với đường nhỏ chỉ có vài chiếc xe qua lại. Ta cũng cần cân nhắc xem xét các yếu tố như thời tiết, tầm nhìn, khả năng di chuyển và mục tiêu cụ thể của mỗi người.

Tầm nhìn kém làm tăng nguy cơ gặp tai nạn

Thấu hiểu rủi ro

Điều nào ta có thể chấp nhận và điều nào không thể chấp nhận được? Những lợi ích và bất lợi khi thực hiện lựa chọn này thay vì cái khác là gì?

Ví dụ: 

Mục tiêu: Tôi cần băng qua đường an toàn để đến buổi họp mặt đúng thời gian.

• Bị chấn thương sẽ là điều KHÔNG THỂ CHẤP NHẬN

• Có mặt trễ là điều KHÔNG THỂ CHẤP NHẬN

Đạt mục tiêu một cách nhanh chóng phải được cân bằng với khả năng chấn thương. Việc mà tôi có thể đến cuộc họp an toàn được xem là quan trọng hơn việc đến cuộc họp đúng giờ.

Vậy nên tôi CÓ THỂ CHẤP NHẬN việc tốn nhiều thời gian băng qua đường hơn khi sử dụng cầu dành cho người đi bộ nếu nguy cơ rủi ro xảy ra tai nạn cao hơn khi băng qua đường trực tiếp.

Tôi sẽ thực hiện phân tích tình hình. Cầu đi bộ cách tôi khoảng 200m và điều này sẽ tốn thêm thời gian di chuyển cho lịch trình của tôi. Thời tiết hiện tại rất tốt, tầm nhìn ổn và có thể thấy được rằng hiện tại không có quá nhiều xe lưu thông.

Vậy nên tôi quyết định trực tiếp băng qua đường do nguy cơ tai nạn ở mức thấp và tôi có thể đến cuộc họp đúng giờ.

Lập kế hoạch hành động để ứng phó với những rủi ro

Làm thế nào để có thể tránh hoặc loại bỏ rủi ro? Làm thế nào để giảm thiểu rủi ro?

Ví dụ: Tôi có thể loại bỏ rủi ro bị một phương tiện giao thông nào đó tông vào khi tôi sử dụng cầu đi bộ nhưng tôi đã quyết định chấp nhận rủi ro có thể xảy ra khi lựa chọn trực tiếp băng qua đường.

Bây giờ tôi sẽ lập kế hoạch làm thế nào để giảm thiếu nguy cơ xảy ra hoặc tác động khi xảy ra tai nạn. Tôi không thể mong đợi rằng sẽ kiểm soát được hậu quả khi bị xe tông nhưng tôi có thể hạn chế xác suất bị xe tông. Vì vậy, tôi đưa ra kế hoạch sẽ băng qua đường khi không có xe đang chạy gần tôi và điều này sẽ giảm khả năng xảy ra tai nạn. Tôi cũng dự định sẽ chỉ băng qua đường khi mà tầm nhìn rõ ràng.

Thực hiện kế hoạch – hành động

Ví dụ:

Tôi di chuyển sang bên lề đường, kiểm tra thấy rằng không có chướng ngại nào khi băng qua và cũng thấy rằng không có bất kỳ xe nào đang đi tới. Tôi vẫn tiếp tục quan sát liệu có chiếc xe nào đang chạy đến trong lúc tôi đang qua đường hay không.

Kiểm tra hiệu quả của hành động – liệu nó có giúp được không?

Ví dụ:

Tôi đã băng được đến bên kia đường một cách an toàn và đúng giờ: kế hoạch này đã có hiệu quả và đã tránh được các kết quả không mong muốn

Học hỏi từ kinh nghiệm – cải tiến

Ví dụ:

Tôi lặp lại kế hoạch trong vài ngày, tại các khoảng thời gian khác nhau và điều kiện thời tiết khác nhau.

Điều này cung cấp cho tôi dữ liệu để có thể hiểu được việc bối cảnh thay đổi (thời gian, thời tiết, số lượng xe) sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của kế hoạch và làm tăng xác suất cho việc tôi không thể đạt được mục tiêu của mình (hoàn thành đúng hạn và tránh chấn thương)

Kinh nghiệm dạy cho tôi rằng việc băng qua đường tại thời điểm cụ thể trong ngày là điều khó khăn khi có quá nhiều xe lưu thông. Vì vậy, để có thể hạn chế rủi ro tôi thực hiện việc sửa đổi và cải tiến quá trình của mình bằng cách sử dụng cầu đi bộ trong những khung giờ này.

Tôi tiếp tục phân tích hiệu quả của quá trình và sửa đổi mỗi khi bối cảnh thay đổi.

Tôi cũng tiếp tục đưa ra những sáng kiến mới:

• Liệu tôi có nên thay đổi địa điểm họp mặt mà mọi người sẽ không cần phải băng qua đường?

• Liệu tôi có nên thay đổi thời gian họp mặt khi mà con đường trở nên thông thoáng và dễ băng qua hơn?

• Liệu tôi có nên tổ chức cuộc họp Online?

Kết luận về tư duy dựa trên rủi ro

Tư duy rủi ro:

• Không phải là khái niệm mới

• Là điều mà chúng ta đã luôn áp dụng

• Là điều vẫn luôn tiếp diễn

• Đảm bảo nâng cao nhận thức rủi ro và cải thiện các bước chuẩn bị

• Nâng cao xác suất đạt được mục tiêu

• Giảm thiểu xác suất xảy ra kết quả không mong muốn

• Xây dựng thói quen phòng ngừa