5 Bí quyết Quản lý chất lượng Nhà cung cấp

Quản lý chất lượng nhà cung cấp là sự đảm bảo về thời gian cung cấp và chất lượng của các nguyên vật liệu. Để đạt được kết quả kinh doanh khả quan hoặc thậm chí là vượt ngoài mong đợi thì việc hợp tác với một nhà cung cấp hiểu được sự quan tâm của bạn với doanh nghiệp của mình là một điều quan trọng. Vậy nên việc quản lý chất lượng nhà cung cấp một cách hiệu quả sẽ giúp bạn càng dễ dàng vượt qua những mục tiêu kinh doanh đã đề ra.

Nếu như bạn là một doanh nhân đang phấn đấu để có thể vượt lên dẫn đầu ngành thì việc cải thiện quản lý chất lượng nhà cung cấp nên là ưu tiên hàng đầu. Vậy làm thế nào để tổ chức của bạn chiếm được nhiều ưu thế hơn? Sau đây sẽ là một vài mẹo bạn có thể cân nhắc nhé.

1. Triển khai Bộ lưu trữ Công nghệ thông tin (CNTT) được tích hợp trên đám mây

Với khả năng và tính di động của Internet hiện nay, bạn có thể dễ dàng tích hợp giao tiếp hiệu quả trong toàn công ty. Dữ liệu và thông tin quan trọng khác cũng có thể được lưu trữ, sắp xếp và truy cập dễ dàng ở bất kỳ nơi đâu. Các khả năng hiện tại cũng cho phép tương tác hiệu quả, thuận tiện trong chuỗi cung ứng. Thông tin cũng có thể được đồng bộ hóa để những người truy cập vào cùng một tệp có thể cập nhật tài liệu phiên bản mới nhất. Nhận ra tầm quan trọng của những khía cạnh công nghệ này đối với hiệu suất của công ty đã khiến cho nhu cầu sử dụng bộ lưu trữ thông tin an toàn, thân thiện với người dùng cùng dung lượng lưu trữ lớn ngày càng tăng.

2. Xác định các tiêu chí cần thiết để đánh giá quản lý chất lượng nhà cung cấp

Có thể sử dụng công cụ đo lường cơ bản về Chỉ số đánh giá hiệu quả công việc (KPI) và Khu vực kết quả chủ yếu (KRAs), chẳng hạn như Lead time. Hoặc dựa vào các tiêu chí khác tùy thuộc vào nhu cầu cụ thể của công ty và thỏa thuận với nhà cung. Để xem xét các tiêu chí của công ty, bạn có thể tham khảo danh sách các yêu cầu về sản phẩm cùng tiêu chuẩn nhà cung cấp mà bạn và nhà cung cấp đã ký khi bắt đầu mối quan hệ hợp tác. Tài liệu này cũng có thể bao gồm các giá trị của công ty mà bạn mong muốn nhà cung cấp của mình tuân thủ và thực hiện. Bạn cũng có thể tham khảo về các quy định trong ngành và các giao thức chứng nhận mà nhà cung cấp nên tuân thủ, cũng như những phát hiện (rủi ro) từ các cuộc đánh giá trước đó.

3. Bảng đánh giá rủi ro của nhà cung cấp

Điều này cho phép bạn đo lường rủi ro mà nhà cung cấp có thể gây ra cho hoạt động kinh doanh và sản xuất sản phẩm của mình. Khi chọn một nhà cung cấp mới, bạn có thể sử dụng các công cụ so sánh các nhà cung cấp. Việc sử dụng các công cụ này giúp đánh giá nhà cung cấp một cách khách quan, hạn chế rủi ro trong việc thiên vị hay đánh giá cao bất kỳ một tiêu chí nào cũng như ngăn chặn được các yếu tố chủ quan khác gây ảnh hưởng tới quyết định. Những công cụ này cho phép bạn đánh giá các nhà cung cấp để có thể chọn ra nhà cung cấp đáp ứng tốt nhất với nhu cầu của mình. Bạn cũng có thể tự tạo công cụ của riêng mình, nhưng đầu tư vào phần mềm có sẵn sẽ tiết kiệm thời gian nghiên cứu và phát triển hơn.

Ví dụ về bảng đánh giá nhà cung cấp

4. Tạo mối quan hệ hợp tác trong công việc và quá trình đánh giá

Không thể tránh khỏi việc tiến hành quá trình đánh giá chất lượng nhà cung cấp, nhưng quá trình này thường được xem như một hình thức kiểm soát. Các nhà cung cấp thường e ngại khi tiến hành quá trình đánh giá, vì khách hàng sẽ nhìn thấy những điểm yếu của nhà cung cấp. Ngay cả khi là công ty của bạn tiến hành đánh giá (không qua công ty hoặc tổ chức bên thứ ba) thì đánh giá viên của bạn có thể sẽ không được quá hoan nghênh tại cơ sở của nhà cung cấp. Tuy nhiên, để đạt được thành công, cả bạn và nhà cung cấp đều nên xem các cuộc đánh giá là một cách để cải thiện nguồn cung và chất lượng của mối quan hệ đối tác. Công ty của bạn nên coi đây là cơ hội để hiểu rõ hơn về nhà cung cấp của mình và đưa ra những lời góp ý mang tính xây dựng. Các nhà cung cấp nên coi đây là cơ hội để có được góc nhìn mới về các quy trình nội bộ của họ. Một góc nhìn mới sẽ rất thích hợp để xác định các lỗ hổng, những lãng phí và những điều thiếu rõ ràng trong các hệ thống, quy trình.

5. Yêu cầu nhà cung cấp chịu trách nhiệm nhiều hơn về chất lượng vật tư của họ

Tùy thuộc vào loại vật tư được cung cấp và phạm vi kinh doanh của nhà cung cấp, nhà cung cấp cũng có thể có nhà cung cấp riêng. Nhà cung cấp của bạn nên hiểu tầm quan trọng của việc nhận thức được chất lượng nguyên vật liệu mà họ được cung cấp. Điều này tương tự như bạn có trách nhiệm trong việc đảm bảo rằng chất lượng của thành phẩm đạt được mong đợi của người tiêu dùng. Hợp tác với một nhà cung cấp hiểu rõ phạm vi trách nhiệm của họ sẽ hạn chế rủi ro bạn nhận được những nguồn cung cấp không đạt yêu cầu.

Quản lý chất lượng nhà cung cấp là điều có thể cải tiến liên tục trong mọi mô hình kinh doanh. Một công ty tối ưu hoá được các hoạt động của mình có thể cung cấp các sản phẩm và dịch vụ tốt hơn cho khách hàng của họ. Quản lý tốt chất lượng nhà cung cấp, cũng như các khía cạnh khác của hoạt động kinh doanh sẽ giúp công ty nâng cao tính linh hoạt và khả năng đáp ứng nhu cầu với chi phí thấp hơn trong thời gian ngắn hơn.

Phương pháp 5W1H là gì?

Phương pháp 5W1H là gì?

5W1H là tên viết tắt của 6 từ để hỏi sau: What? Who? When? Where? Why? How? Phương pháp này bao gồm việc đặt ra một hệ thống câu hỏi để thu thập tất cả dữ liệu cần thiết để lập một báo cáo về tình hình hiện có với mục đích xác định bản chất thực sự của vấn đề và mô tả bối cảnh chính xác.

Trong quá trình phân tích quan trọng và mang tính xây dựng, điều cần thiết là phải tổng hợp dữ liệu chất lượng đầy đủ. Do đó, việc sử dụng các câu hỏi mở yêu cầu các câu trả lời được hỗ trợ, từ đó giúp xác định, làm rõ và phân định vấn đề.

Khi đó, kiến thức tốt hơn về tất cả các khía cạnh của một vấn đề sẽ giúp bạn có thể đề xuất các biện pháp thích hợp để thực hiện các hành động khắc phục đúng đắn. Đôi khi phương pháp này chỉ được gọi là “ năm chữ W ”, với “Cách” bị bỏ qua vì nó không phù hợp với mẫu, nhưng vẫn được sử dụng.

Điều cần biết: Một biến thể 5W1H khác, đặc biệt là trong kinh doanh, bao gồm một câu hỏi bổ sung ở dạng "Bao nhiêu?" do đó tạo ra phương pháp 5W2H. Chúng tôi sẽ đề cập đến “Bao nhiêu” sau, nhưng chúng tôi sẽ sử dụng 5W1H cho phần còn lại của bài viết.

Phương pháp 5W1H được sử dụng để làm gì?

Phương pháp 5W1H có nhiều ứng dụng, rất khác nhau. Nó hoàn toàn phù hợp, nhờ tính đơn giản và linh hoạt, với nhiều cấu trúc, cấu hình và vấn đề khác nhau, và do đó nó có thể được sử dụng ở mọi cấp độ của doanh nghiệp:

Ví dụ:
- Ở cấp chiến lược để thiết kế hoặc cải tiến chiến lược thâm nhập thị trường;

- Ở cấp quản lý để cải thiện tổ chức và quy trình trong các phiên thảo luận;

- Ở cấp độ chất lượng như một công cụ hỗ trợ giải quyết vấn đề;

- Ở cấp độ đổi mới để thúc đẩy sự xuất hiện của các giải pháp và ý tưởng trong sự nghiệp tiến bộ;

- Ở cấp độ quản lý dự án nói chung.

Ưu điểm của phương pháp 5W1H

Điểm mạnh của phương pháp 5W1H nằm ở bốn thuộc tính chính:

Đơn giản: không cần đào tạo hoặc những người được công nhận về phương pháp để đặt thành công những câu hỏi này.

Có hệ thống: chìa khóa thành công là luôn đặt tất cả các câu hỏi, mọi lúc và mọi nơi.

Đa năng: nó có thể được sử dụng tốt như nhau để thiết kế một quy trình mới cũng như thực hiện một biện pháp khắc phục.

Toàn diện: phương pháp này có thể được sử dụng để có được cái nhìn 360° về vấn đề và phát hiện ra lộ trình giải quyết.

Thực hiện và ứng dụng của phương pháp 5W1H

Phương pháp 5W1H chia thành ba giai đoạn chính:

- Mô tả tình huống ban đầu;

- Xác định các yếu tố chính và ưu tiên chúng;

- Đề xuất các hành động phù hợp và quan trọng là hiệu quả.

Các câu hỏi 5W1H được sử dụng để thiết lập tình huống (giai đoạn 1). Trên cơ sở các câu trả lời và tổng quan thu được, có thể tìm ra các yếu tố then chốt (giai đoạn 2) và từ đó đưa ra các giải pháp (giai đoạn 3).

Danh sách các câu hỏi mẫu và giải thích

What?

Giải thích: Mô tả nhiệm vụ, hoạt động, vấn đề, mục đích dự án.

Mục tiêu: Mục đích, hành động, thủ tục, máy móc, v.v.

Câu hỏi mẫu: Vấn đề hoặc rủi ro là gì? Tình hình là gì? Đặc điểm sản phẩm là gì? Dịch vụ hoạt động như thế nào?

Who?

Giải thích: Xác định các bên liên quan có liên quan, những người chịu trách nhiệm hoặc bị ảnh hưởng.

Mục tiêu: Người quản lý, khách hàng, nhà cung cấp, nạn nhân, những người liên quan trực tiếp, v.v.

Câu hỏi mẫu: Ai phụ trách? Ai đã tìm ra vấn đề? Ai sẽ được yêu cầu thực hiện công việc?

Where?

Giải thích: Mô tả địa điểm hoặc địa điểm liên quan.

Mục tiêu: Mặt bằng, nhà xưởng, trạm làm việc, v.v.

Câu hỏi mẫu: Bài toán áp dụng ở đâu? Mặt bằng có dễ tiếp cận không? Sự cố nằm ở máy nào?

When?

Giải thích: Xác định thời gian tình huống đã, đang hoặc sẽ diễn ra.

Mục tiêu: Ngày, thời lượng, tần suất, v.v.

Câu hỏi mẫu: Mất bao lâu? Ngày cài đặt là khi nào? Bao lâu thì vấn đề phát sinh?

How?

Giải thích: Xác định cách tiến hành, các bước và phương pháp được sử dụng.

Mục tiêu: Các thủ tục, phương pháp tổ chức, các hành động, phương tiện và kỹ thuật được sử dụng, v.v.

Câu hỏi mẫu: Trong điều kiện hoặc hoàn cảnh nào? Bộ phận được tổ chức như thế nào? Các phương pháp được sử dụng là gì? Những nguồn lực nào được sử dụng?

How much?

Giải thích: Xác định các nguồn lực và thiết bị cần thiết.

Mục tiêu: Số lượng, ngân sách, v.v.

Câu hỏi mẫu: Chi phí là gì? Những tài nguyên nào là cần thiết? Bao nhiêu ngày công?

Why?

Giải thích: Mô tả động cơ, hoặc mục tiêu, hoặc sự biện minh hoặc lý do đằng sau một phương pháp làm việc.

Mục tiêu: Mục tiêu, mục đích, biện minh, v.v.

Câu hỏi mẫu: Mục tiêu được nhắm mục tiêu là gì? Tại sao đào tạo này hoặc thiết bị này được chọn?

Câu hỏi "Tại sao?" là điều cần thiết để hiểu rõ hơn một vấn đề. Hãy luôn đặt câu hỏi "tại sao" sau bất kỳ câu trả lời nào cho các câu hỏi khác (4W khác và Cách thức).

 

Tóm lại, phương pháp 5W1H là một phương pháp nổi bật để hiểu và xác định rõ hơn một tình huống, miễn là nó được kiểm soát đúng cách và sử dụng một cách khôn ngoan. Đây là một phương pháp cung cấp giải pháp hiệu quả cho các vấn đề gặp phải và giúp tạo ra động lực cải tiến liên tục tích cực trong doanh nghiệp.